Túl sok egyeztetés
A munkaszervezés folyamatos telefonálássá és üzenetváltássá válik, amivel sokszor a fél nap is elmegy. A szervezési idő az ügyfélszerzés rovására megy.
Fűtés-, klíma-, víz- és villanyszerelő csapatoknak
Szervezd hatékonyabban a szerelőcsapatod munkáját - Feladatkezelés és gépi útvonaltervezés egy rendszerben
Az RDO egy munkaszervező és útvonaltervező szoftver egybegyúrva. Segít hatékonyan beosztani a munkákat, összehangolni a kiszállásokat és csökkenteni a fölösleges utazást.
Az eredmény? Több elvégzett munka ugyanannyi emberrel stresszmentesen. Kevesebb szervezés, káoszos munkanap és fölösleges utazás.
Problémák, amik napi szinten előjönnek
Elsősorban nem a munka kevés, hanem a szervezés viszi el a fél napot. Ahogy nő a szerelőcsapat, egyre nehezebb fejben tartani mindent.
Néhány szerelővel még működik a telefon, a Messenger és egy Excel-tábla. De amikor egyszerre 10, 20 vagy akár 30 ember dolgozik különböző helyszíneken, könnyű elveszíteni az átláthatóságot. Egyszerre kell arra figyelni, hogy:
Nemcsak rengeteg időt visz el, de hibákhoz, elfelejtett feladatokhoz és felesleges kiszállásokhoz vezethet.
Egy Excel-tábla vagy egyszerű feladatkezelő csak felsorolni tudja a feladatokat, de összehangolni a szerelők munkáját, költséghatékony útvonalakat tervezni, minimalizálni a fölösleges utazást, és gyorsan újratervezni a kiszállásokat egy sürgős eset miatt nyilvánvalóan nem.
A munkaszervezés folyamatos telefonálássá és üzenetváltássá válik, amivel sokszor a fél nap is elmegy. A szervezési idő az ügyfélszerzés rovására megy.
Nehéz egyszerre látni az összes szerelőt, az összes rájuk váró munkát, és így idő- és költséghatékony napi munkatervet kialakítani.
A munkák nincsenek földrajzilag csoportosítva, miközben akár több közeli munka is lenne ugyanazon a környéken. A szerelők sok időt töltenek úton, ami fölösleges üzemanyag- és időveszteség.
Lehet, hogy valaki még tudna munkát vállalni, de ezt nem könnyű észrevenni a sok változó feladat között. Ez akár napi 1-2 kiszolgálható ügyfél elvesztését is jelentheti pluszban technikusonként.
Jön egy csőtörés vagy egy gázriasztás, és kezdődik a fejszámolás: ki van a közelben, kinek mit lehet arrébb tenni, kit kell felhívni. Ilyenkor már nem szervezés folyik, hanem tűzoltás.
A fontos információk több helyen, Excelben, papíron, üzenetben lehetnek, rosszabb esetben elvesznek. A technikus nem tudja, mi volt ott a múltkori hiba, milyen típusú a berendezés, milyen alkatrész kell hozzá, és mit csinált ott legutóbb a kolléga. Ebből lesz a fölösleges második kiszállás ugyanoda.
A papíralapú munkalapok, státuszok, dokumentáció pluszmunkát teremtenek. Ezeket valakinek még össze kell szednie és egy hosszú munkanap végén be kell gépelnie - fáradtan, túlórázva, akár figyelmetlenül és hibásan.
A papíralapú munkalapok, státuszok, garanciapapírok, űrlapok napokat tölthetnek táskában, kesztyűtartóban, egy irodai fiókban, mire előkerülnek. Addig pedig a számla sem megy ki, ami a cashflowt is kedvezőtlenül érinti.
Az éves kazánkarbantartás, a klímatisztítás, a garanciális felülvizsgálat nincs előre beütemezve. Vagy az utolsó pillanatban kerül elő és felborítja a hetet, vagy egyszerűen kimarad - a hozzá tartozó bevétellel együtt.
Egyik sem nagy hiba önmagában. Együtt viszont napi két-három óra szervezési idő, havonta akár 10+ ki nem szolgált potenciális ügyfél, és egy csapat, ami este hétkor is dolgozik.
“Kézivezérlés”, tűzoltás, kaotikus napok, bosszantóan sok túlóra és fölösleges utazás helyett olyan rendszert, ahol minden egy helyen elérhető az ügyféladatoktól a priorizált aktuális munkákon át a hozzájuk tartozó útvonalakig és dokumentációig.
Az RDO pontosan ezt nyújtja: összefogja és leegyszerűsíti a teljes munkaszervezést, miközben percek alatt megtervezi (vagy újratervezi) az optimális útvonalat a napi kiszállásokhoz minden technikus számára.
Mire képes az RDO?
Az RDO összehangolja a munkákat és útvonalakat a szerelőcsapatod számára, akár naponta többször is. Egy felületen készül a beosztás, az útvonal és a dokumentáció — ezért nem esik szét a nap az első váratlan hívásnál.
| Jelenleg valahogy így zajlik | Az RDO segítségével |
|---|---|
| Folyamatos szervezkedés arról, ki mit csinál éppen és hova menjen | Egy központi beosztás, amit mindenki lát. A diszpécser egy képernyőn kezeli az összes munkát, szerelőt és szabad kapacitást, a szerelők személyre szabottan megkapják a napi munkatervet. |
| Napi több tucat telefonálás, egyeztetés ügyfelekkel - operatív rémálom | Napi 2-3 óra telefonálás helyett automatizált e-mailes kommunikáció. A rendszer kiküldi a foglalási linket vagy e-mailes értesítést azoknak, akiknél esedékes a munka. |
| Kézzel tervezett útvonalak, fölösleges utazás | Területi csoportosítás és automatikusan optimalizált napi ügyfélsorrend. A közel lévő hasonló munkák nem aprózódnak el, hanem egy megfelelő kollégához kerülnek. |
| Nincs adat arról, mire megy el az idő | Nyomon követhető a szerelőnként elvégzett munka, utazási idő és tényleges munkavégzés aránya, elmaradt munkák. Számokra alapozva lehet dönteni a nyereséges munkákról és az árazásról. |
| Üresjáratok, túlterhelés, rosszul kiosztott feladatok | Az RDO felületén látszik, ha valakinek még marad szabad kapacitása, vagy ha egy technikus megcsúszik, és nem tudja tartani az ütemtervet. A feladatok átszervezése percek alatt megoldható. |
| Sürgős munka vagy kieső szerelő, manuális szervezési káosz | A rendszer megmutatja, ki van a legközelebb és kinek fér bele a váratlan kiszállás, majd újratervezi az érintett napot és menetrendet. Betegség vagy szabadság esetén is percek alatt megvan, ki tudja átvenni a feladatokat. |
| Hiányos információk, tájékozatlan szerelő | Ügyfélhez kötött minden fontos információ: milyen munkára van szükség, berendezés típusa, korábbi hibák és javítások, rendelkezésre álló eszközök, alkatrészek, garancia. Mindez a technikus telefonján is elérhető. |
| Papír munkalap, utólagos begépelés, megcsúszó számlázás | Digitális rögzítés mindenről a helyszínen: elvégzett munka, felhasznált anyag, fotó. Az adat azonnal bent van, nem a nap végén kell bevinni a gépbe, a számla másnap mehet. Az RDO-ban egyedi űrlapok és garanciapapírok is kezelhetők szerkeszthető PDF-ben. |
| Elkevert dokumentumok, munkalapok | Elektronikus verzió mindenből a rendszerben, nincs napokig kallódó munkalap a kesztyűtartóban. |
| A visszatérő feladatok nincsenek beütemezve | Az ismétlődő munkák előre bekerülnek a naptárba, és a rendszer időben jelez. A holtidőszak feltölthető velük, nem maradnak el és nem utolsó pillanatban kerülnek elő, felborítva ezzel egy-két munkanapot. |
| Hosszú idő, mire rutint szerez egy új kolléga | Mivel a munkafolyamat és a munkák előzményei a rendszerben látszanak, a betanulás gyors, egy új szerelő vagy diszpécser napok alatt fel tudja venni a ritmust. A tudás a cégben marad, nem a fejekben. |
Hogyan működik a rendszer? - A munka menete
Rögzítsd a feladatot, tervezd meg az útvonalat, és egyeztesd az időpontot az ügyféllel. A munka végeztével ugyanott vezetheted a szerviznaplót, készítheted elő a számlát és tarthatod nyilván a következő karbantartást.
Akár telefonon, e-mailben vagy webes űrlapon érkezik a megkeresés, vidd fel őket a rendszerbe. Elérhetőséggel, szabad idősávval, hibaleírással, sürgősségi szinttel együtt.
Adj címet a feladatnak, add meg a munka várható időtartamát, az ügyfélnek megfelelő idősávokat, így a beosztás készítésekor már minden fontos adatot megtalálsz a feladat mellett.
Áttekintheted, melyik feladat hol tart és mikor esedékes, beleértve az új ügyfeleket és az ismétlődő karbantartásokat is. Egy új munka esetén a rendszer megmutatja, kinek fér bele a munka a legkisebb kerülővel, és hol a helye a napi sorrendben.
Az RDO a szerelők munkaidejével, az utazással, a feladatok hosszával és a szaktudással is számol, ezeket mind összehangolja. Ezek alapján segít megtervezni az útvonalat, és olyan időpontokat javasol, amik az ügyfél megadott idősávjába beleférnek.
Az ügyfél másik időpontot kér vagy kiesik egy szerelő? Az ütemezőben megkeresheted a következő megfelelő időpontot, másik kollégára bízhatod a feladatot, és átrendezheted a munkákat. A változásokról továbbra is a diszpécser dönt.
A szerelés után jelöld késznek a feladatot, és frissítsd az eszköz szervizadatait. A munkához tartozó dokumentációt és a számlát is itt készítheted elő. A szerviznapló és a beállított karbantartási időközök a következő munka megszervezésében is segítenek.
Az ügyfél adatlapján nyilvántarthatod az eszközöket, a korábbi szervizeket és a karbantartás gyakoriságát. Az ismétlődő feladatok beállításával a karbantartások már bekerülnek a feladatlistába, nem kell őket manuálisan felvenni.
A rögzített szervizadatok alapján a következő karbantartást is megtervezheted.
Spórolj időt az ügyfélmegkeresésen
Az RDO nagy előnye az Excel-táblás feladatkezeléssel szemben, hogy a napi több órányi telefonálás jó részét kiválthatod e-mailes ügyfélmegkereséssel. Automatizálhatod az időpontfoglalást és -visszaigazolást, a technikusok munkarendjéhez illeszkedően.
Az ügyfél a kapott foglalási linken kiválaszthatja, hogy melyik jó neki. Kínálj fel több megfelelő időpontot.
Az ügyfél csak a szerelők beosztásába és útvonalába illeszkedő időpontok közül választhat.
Ha már megvan az időpont, e-mailben egy linken kérhetsz megerősítést az ügyféltől, amelyen visszaigazolja a látogatást.
Az RDO-ban az ügyfelek csoportos felkeresése is megoldható néhány kattintással. A rendszer zónákat hoz létre az ügyfélcímek alapján, akiket területileg és útvonaltervezés szempontjából együtt érdemes kezelni.
Az egy zónába eső ügyfeleknek csoportosan is küldhetsz felkérést, hogy foglaljanak időpontot karbantartásra az e-mailben kiküldött linken.
Az RDO nemcsak az irodában dolgozóknak hasznos, hanem időt és energiát spórol a technikusoknak is.
Egyszóval: tényleg mindent. A diszpécser ezek alapján a leghatékonyabban el tudja látni a munkaszervezési feladatát, és értesíteni tudja a szerelőket a változásokról is a felületen.
Egyszóval: csak azokat a menüpontokat és információkat, amik a munkájához elengedhetetlenek. Az intuitív, egyszerű kezelőfelületet bárki könnyen megtanulja használni.
Kevesebb költség, több bevétel
Kevesebb utazás, jobb kapacitáskihasználás, több elvégzett munka ugyanannyi emberrel.
| Kapacitás | +15-25% | Több elvégezhető munka ugyanannyi emberrel. Technikusonként akár napi 1–2 plusz ügyfél. |
|---|---|---|
| Üzemanyag | –10-20% | Rövidebb, logikusabb útvonalak, kevesebb fölösleges kilométer és amortizáció. |
| Tervezés | –40% | Ennyivel kevesebb idő egy nap átszervezése. Ami manuálisan egy órába is telhet, gépi tervezéssel percekre csökken. |
| Elsőre megoldott hiba | 75-77% | Ha a szerelőnek megvannak az előzmények és dokumentáció, a jellemző 60% helyett nagyobb arányban lehet sikeres az első kiszállás. Kevesebb visszatérés ugyanoda. |
| Késések, lemondások | –10-20% | Kevesebb csúszás és munkalemondás a rosszul tervezett útvonal és beosztás miatt. Kiszámíthatóbb időablak az ügyfélnek. |
| Éves bevétel | +5–10% | A költségek csökkentésével és több ügyfél kiszolgálásával az éves bevétel is megnő, már az első évben. |
A nemzetközi field service statisztikák szerint a szervizcsapatok az első évben jellemzően 15–20% produktivitásnövekedést, 10–20% költségcsökkenést és 5–10% bevételnövekedést érnek el egy ilyen rendszerrel, új ember felvétele nélkül.
A helyszínen lezárt munkalapból aznap vagy másnap lehet számla, nem kell napokig halasztani, így gyorsabban beérkeznek a munkadíjak.
Elfelejtett megrendelés, rosszul feljegyzett cím, be nem számlázott anyag, hiába kiszálló szerelő - ezek mind elkerülhetők a jobb munkaszervezéssel.
A felszabaduló diszpécseri kapacitás visszaforgatható árajánlatokba és ügyfélszerzésbe.
Papíron, Excel-táblában vagy feladatkezelőben minden új technikussal bonyolódik a munkaszervezés. Az RDO-val 25-30 főig ugyanaz a diszpécseri kapacitás is elég.
Kiderül, melyik munkatípus, terület és ügyfél nyereséges valójában. Kiderül, ha esetleg évek óta aluláraztál bizonyos munkákat.
Az eszközök állapota és kora alapján látszik, hol lesz hamarosan csere vagy felújítás.
Hosszú távon a rendszer többé már nem költség, hanem a cég egyik legértékesebb vagyona lesz.
Excel vs RDO
Mert nem csak a munkákat kell megszervezni, hanem a kiszállásokat is, ráadásul a legkevesebb idő- és üzemanyag árán.
Egy Excel-táblában jól elfér a feladatlista. Azt viszont neked kell kitalálnod, ki mikor és hova menjen, mennyi ideig tart az út, és melyik időpont jó az ügyfélnek. Az RDO ebben segít.
| Mit kell megszervezned? | Excel-tábla + telefon | RDO |
|---|---|---|
| Napi útvonalak | Te rendezed sorba a címeket, és megbecsülöd az utazási időt. | Az RDO az utazási idő és a feladatok hossza alapján segít megtervezni a szerelők útvonalait. |
| A feladat követelményei | Külön kell számon tartanod, ki ért a feladathoz, és mikor ér rá az ügyfél. | A szükséges szaktudást és az ügyfélnek megfelelő idősávokat a feladatnál rögzítheted. |
| Időpontegyeztetés | Felhívod az ügyfelet, megbeszélitek az időpontot, majd átvezeted az Excel-táblába. | Az ügyfél egy linken választhat a beosztásba illeszkedő időpontok közül, vagy visszaigazolhatja a tervezett látogatást. |
| Rendszeres karbantartás | Figyeled az esedékes dátumokat, és újra felveszed a visszatérő feladatokat. | A beállított karbantartási időközök alapján létrejönnek a következő feladatok. |
| Beosztás módosítása | Átírod a listát, majd ellenőrzöd, hogy az új sorrend mindenkinek megfelel-e. | Az ütemezőben új időpontot kereshetsz, és másik szerelőhöz rendelheted a munkát. |
| Dokumentáció és számlázás | Több fájlból keresed ki az ügyfél és az elvégzett munka adatait. | Az eszközadatok, a munkához tartozó dokumentumok és a számla egy helyről érhetők el. |
| Egyedi űrlapok, garancialapok, munkalapok szerkesztése | Külön gépeled be az adatokat vagy szkenneled be a papíralapú dokumentumokat. | Szerkeszthető PDF-ként kezelhetők a rendszerben. |
Mert azokban feleslegesen sok menüpont van, amiből egy szerelőcsapat alig használ néhányat. Az RDO szándékosan csak azt tudja, amire egy kisebb vagy közepes szervizcégnek szüksége van — ezért lehet napok alatt bevezetni, és ezért fogják a szerelők is használni.
Csomagok és árak
Nézd meg, hány felhasználóval és milyen funkciókkal használhatjátok az RDO-t az egyes csomagokban.
€0.00 + ÁFA / hó
100 felhasználó az alapdíjban
10000 nyilvántartható ügyfél
€0.00 + ÁFA további felhasználónként havonta
Diszpécseri és szerelői betanító workshop, folyamatos e-mailes és telefonos ügyfélszolgálat az árban.
Ezt a csomagot választomHavonta, utólag számlázunk. Fizetés számla ellenében, banki átutalással. Bankkártyás fizetés hamarosan. Nincs hűségidő, havonta felmondható. A további felhasználói fiókok díját a hónap azon részére számítjuk fel, amelyben a fiókok az előfizetéshez tartoznak. A díj nem a belépések számától vagy az alkalmazásban töltött időtől függ.
Segítünk az indulásban
Egyszerű átállás a manuális folyamatokról. Intuitív, egyszerű kezelőfelület.
Készítsd elő egy szokásos munkanap feladatait, a becsült szerelési időket és a kollégák munkaidejét. Az RDO alapítójával átbeszélheted, hogyan szervezitek most a munkát, milyen adatokat érdemes felvinni, és hogyan állíthatjátok össze az első beosztást.
Minden fizetős csomag része egy 30 perces betanító workshop a diszpécsereknek és egy külön 30 perces workshop a szerelőknek.
Minden fizetős csomaghoz folyamatos ügyfélszolgálati támogatást nyújtunk e-mailben és telefonon.
Gyakori kérdések
Az, hogy az útvonal és a beosztás együtt készül. Egy todo-alkalmazás fel tudja sorolni a munkákat, de nem tudja megmondani, hogy a csütörtöki nap belefér-e, ki van a legközelebb egy sürgős híváshoz, vagy hogy melyik három munkát érdemes egy körben elintézni. A veszteség nem a feladatkövetésnél keletkezik, hanem az utazásnál és az átszervezésnél.
Az RDO nem (csak) a növekedésről szól, hanem arról, hogy ugyanaz a munka kevesebb idegeskedésbe kerüljön. Ha nem akarsz több embert, a haszon a felszabaduló idő: kevesebb túlóra, kevesebb hétvégi papírmunka, kevesebb esti telefonálás. A felszabaduló kapacitást nem kötelező eladni — lehet vele korábban hazamenni is.
A szerelői nézet szándékosan a lehető legegyszerűbb: az aznapi munkák, az útvonal, az ügyfél adatai és a szükséges dokumentumok. Semmi olyan menüpont, ami rájuk nem tartozik. Aki eddig papírra írta a munkalapot, annak ez kevesebb munka lesz, nem több — és nem kell utólag beadnia semmit az irodába.
A rendszer térképes áttekintést ad a munkákról és a tervezett útvonalakról, de nem valós idejű GPS-navigáció. Ennek gyakorlati oka van: egy karbantartási kör sokszor hetekkel előre megvan, nem az adott reggelen áll össze.
Feltölthetők, és kitölthető digitális űrlappá alakíthatók. Nem kell a cég dokumentumait a szoftverhez igazítani, fordítva működik.
A rendszer webes, de reszponzív, így telefonról és tabletről is gond nélkül használható, telepítés nélkül. Külön mobilalkalmazás fejlesztés alatt van.
Magyar, angol és német nyelven. Ha vegyes nyelvű a csapat, mindenki a saját nyelvén használhatja ugyanazt a rendszert.
A Számlázz.hu és a Billingo integráció fejlesztés alatt van, ahogy a Google Naptár összekötés is. Addig is az elvégzett munka minden számlázáshoz szükséges adata egy helyen, exportálható formában áll rendelkezésre.
Havidíjas előfizetés a választott csomag és a felhasználói fiókok száma alapján, jelenleg számla ellenében, banki átutalással. Bankkártyás fizetés hamarosan érkezik. Hűségidő nincs, havonta felmondható.
A csomagoknál megtalálod a havi díjat, az árban foglalt felhasználók számát, a további felhasználók díját és a nyilvántartható ügyfelek számát. A feltüntetett árak nem tartalmazzák az áfát. Megnézem a csomagokat.
Ismerd meg egy bemutatón
Egy 20 perces bemutatón a saját feladataidból indulunk ki: átnézzük a szerelők beosztását, az útvonalakat és az ügyfeleknek ajánlható időpontokat. A bemutatót az RDO alapítója tartja, így a kérdéseidet is közvetlenül vele beszélheted meg.